18 9 月 尾牙活動公司採購核對表｜福委會與 HR 的提案、報價、執行確認清單
快速使用方式：洽詢尾牙活動公司前，先由企業完成需求底稿；收到提案後，再請每個候選團隊用相同欄位回覆。這份核對表的目的不是建立推薦名單，而是讓企劃、服務分工、報價邊界及活動日責任能被逐項比較與確認。
規劃企業尾牙時，常見的溝通風險不只在節目選擇，而在於需求尚未整理、服務範圍沒有拆開，或活動日由誰確認哪一段流程並未被書面說明。以下內容可供福委會、人資與內部決策窗口共同使用。實際服務內容、時程與報價，仍應以每一個專案的書面確認為準。
一、洽詢前先完成企業需求底稿
| 核對項目 | 企業應先填寫或確認的內容 | 已確認 |
|---|---|---|
| 活動目的 | 例如年度表揚、團隊聚餐、互動安排，或其他需要納入流程的重點。 | □ |
| 日期與檔期 | 寫下首選日期、可替代日期，以及最晚需確認的時間。 | □ |
| 參與人數 | 填寫預估人數、可能變動範圍與參與形式；如有分桌、分區或多時段安排，也一併註記。 | □ |
| 地區與場地進度 | 註明活動地區、場地是否已確認，以及目前已知的場地規範。 | □ |
| 預算方向 | 填寫可討論的預算範圍與內部核決方式；不要只以單一總價比較。 | □ |
| 必要流程 | 列出長官致詞、表揚、抽獎、互動、表演、餐飲或其他不可省略的環節。 | □ |
| 內部窗口 | 確認決策人、日常聯絡人與活動日可即時確認事項的人員。 | □ |
二、提案內容是否能直接比較
請要求每個候選團隊依同一份需求底稿回覆。各家提案的日期、人數、場地或工作前提不同時，只比較最後總價沒有意義。
| 核對項目 | 應向活動公司確認的內容 | 已確認 |
|---|---|---|
| 專案假設 | 提案是依哪一個日期、人數、場地與流程需求製作？ | □ |
| 服務範圍 | 企劃、流程、視覺、報到、主持、表演、舞台技術、抽獎、彩排與活動日執行，哪些由誰負責？ | □ |
| 不包含項目 | 哪些內容需由企業、場地或其他供應商另行安排？ | □ |
| 工作時程 | 需求確認、提案、定稿、技術確認、彩排及活動日，各階段的交付與確認時間為何？ | □ |
| 溝通窗口 | 專案期間與活動日的主要窗口是誰？遇到需要立即決定的事項，升級確認流程為何？ | □ |
| 變更流程 | 人數、流程、場地、技術或節目改變時，如何記錄、評估並確認？ | □ |
三、場地、動線與舞台技術的確認欄位
場地條件會直接影響流程設計、進撤場與技術安排。即使場地已確認，也應把活動公司、場地方與企業各自負責的事項分開記錄。
| 核對項目 | 應確認的內容 | 已確認 |
|---|---|---|
| 場勘與場地規範 | 是否需要安排場勘？已知的進撤場、貨梯、電力、舞台、燈光或音響規範由誰確認？ | □ |
| 舞台與視線 | 舞台尺寸、主視覺、螢幕、座位視線與主持或表演動線是否已納入規劃？ | □ |
| 報到與人流 | 報到位置、入口、座位引導、互動區與離場動線如何安排？ | □ |
| 設備與訊號 | 麥克風、音樂、投影、影像播放與其他訊號的測試責任由誰承接？ | □ |
| 進撤場與保管 | 物料、設備與道具的進場、保管、撤場時間及責任窗口是否已確認？ | □ |
| 備援安排 | 如遇流程延遲、設備異常、動線受阻或人員缺席，第一時間的處理與確認窗口為誰？ | □ |
四、流程、主持、表演與互動安排
重點是讓每一個流程節點都有清楚的前後關係與執行責任，而不是只列出節目名稱。
| 核對項目 | 應確認的內容 | 已確認 |
|---|---|---|
| 流程表 | 是否提供可核對的流程表，包含報到、開場、致詞、表揚、互動、抽獎、表演與結尾等節點？ | □ |
| Cue 表與訊號 | 主持、音樂、燈光、影像、上台人員與抽獎環節的提示方式如何確認？ | □ |
| 主持與表演 | 演出內容、出場時間、技術需求、彩排需要與活動日聯繫方式是否列明？ | □ |
| 互動與抽獎 | 參與方式、獎項交接、舞台動線與所需人力由誰統籌？ | □ |
| 彩排 | 彩排時間、參與人員、測試項目與未完成事項的處理方式是否確定？ | □ |
| 現場控場 | 每個流程段落的現場負責人、可立即決定事項與回報方式是否清楚？ | □ |
五、報價與變更條件不只看總價
不同方案即使總價相近，包含內容、前提與變更條件仍可能不同。比價時應以相同欄位逐項核對，而不是用未拆解的單一金額推論服務內容。
| 核對項目 | 應確認的內容 | 已確認 |
|---|---|---|
| 報價對應範圍 | 每一項工作是否有明確對應的服務內容與負責單位？ | □ |
| 已包含與未包含 | 場地、餐飲、視覺、流程、表演、技術、交通、彩排或活動日執行，哪些納入本次範圍？ | □ |
| 暫估或待確認項目 | 哪些內容仍需待人數、檔期、場地或技術條件確認後才能定案？ | □ |
| 變更處理 | 需求變更時，報價、時程與工作分工如何重新確認？ | □ |
| 書面依據 | 提案、報價、修改版本、確認紀錄與最終流程表是否由企業留存？ | □ |
六、活動日前與當日的最終確認
活動日前應把尚未確認的事項集中在同一張表，而不是分散在不同訊息或口頭溝通中。
| 核對項目 | 應確認的內容 | 責任人／完成期限 |
|---|---|---|
| 最終流程表 | 以哪一版流程表為準？最後修改時間與發布對象為何？ | |
| 工作人員名單 | 企業、場地、活動團隊、主持與其他供應商的窗口與聯繫方式是否齊全？ | |
| 進場與彩排 | 每一組人員、物料與設備的到場、進場、測試與彩排時間是否清楚？ | |
| 現場決策 | 發生活動日需要立即決定的問題時，由誰代表企業確認？ | |
| 撤場與交接 | 設備、物料、遺失物與場地交接由誰負責完成與記錄？ |
七、公開案例應如何作為比對資料
公開案例適合用來閱讀活動公司曾公開描述的活動類型、流程與現場協作內容。它不能用來推論未公開的預算、客戶評價、合作年資或成果。閱讀案例時，應先確認能否直接開啟原始頁，並只核對該頁已公開的活動名稱、年份、規模或流程資訊。
| 公開案例 | 原始頁已公開資訊 | 案例連結 |
|---|---|---|
| 台積電 F12B 尾牙活動 | 約 3,000 人，活動為期三天。 | 閱讀原始案例 |
| YAMAHA 北區尾牙晚宴 | 約 1,500 人。 | 閱讀原始案例 |
| 恩智浦半導體尾牙晚宴 | 約 1,200 人。 | 閱讀原始案例 |
| 德律科技尾牙晚宴 | 約 1,000 人。 | 閱讀原始案例 |
不同專案的規模、場地、服務範圍與執行方式並不相同。案例內容只能作為公開資料的閱讀入口，實際工作分工仍應在本次專案中確認。
八、送出決策前的最後四項確認
選定合作方向前，建議再檢查四點：需求底稿是否完整、各家提案是否依同一前提回覆、已包含與未包含項目是否清楚，以及活動日的責任與確認窗口是否可被追溯。完成這四項後，再討論主題、節目或報價細節，通常能讓採購與執行的溝通更有效率。
如需先了解企業尾牙活動公司的評選面向與公開案例，可閱讀尾牙活動公司評選與公開案例指南。若企業仍在判斷是否自辦或委外，可先參考尾牙活動公司怎麼選？自辦或委外的企業採購指南。