尾牙活動公司採購核對表｜福委會與 HR 的提案、報價、執行確認清單
快速使用方式：洽詢尾牙活動公司前，先由企業完成需求底稿；收到提案後，再請每個候選團隊用相同欄位回覆。這份核對表的目的不是建立推薦名單，而是讓企劃、服務分工、報價邊界及活動日責任能被逐項比較與確認。 規劃企業尾牙時，常見的溝通風險不只在節目選擇，而在於需求尚未整理、服務範圍沒有拆開，或活動日由誰確認哪一段流程並未被書面說明。以下內容可供福委會、人資與內部決策窗口共同使用。實際服務內容、時程與報價，仍應以每一個專案的書面確認為準。 一、洽詢前先完成企業需求底稿 核對項目企業應先填寫或確認的內容已確認活動目的例如年度表揚、團隊聚餐、互動安排，或其他需要納入流程的重點。□日期與檔期寫下首選日期、可替代日期，以及最晚需確認的時間。□參與人數填寫預估人數、可能變動範圍與參與形式；如有分桌、分區或多時段安排，也一併註記。□地區與場地進度註明活動地區、場地是否已確認，以及目前已知的場地規範。□預算方向填寫可討論的預算範圍與內部核決方式；不要只以單一總價比較。□必要流程列出長官致詞、表揚、抽獎、互動、表演、餐飲或其他不可省略的環節。□內部窗口確認決策人、日常聯絡人與活動日可即時確認事項的人員。□ 二、提案內容是否能直接比較 請要求每個候選團隊依同一份需求底稿回覆。各家提案的日期、人數、場地或工作前提不同時，只比較最後總價沒有意義。 核對項目應向活動公司確認的內容已確認專案假設提案是依哪一個日期、人數、場地與流程需求製作？□服務範圍企劃、流程、視覺、報到、主持、表演、舞台技術、抽獎、彩排與活動日執行，哪些由誰負責？□不包含項目哪些內容需由企業、場地或其他供應商另行安排？□工作時程需求確認、提案、定稿、技術確認、彩排及活動日，各階段的交付與確認時間為何？□溝通窗口專案期間與活動日的主要窗口是誰？遇到需要立即決定的事項，升級確認流程為何？□變更流程人數、流程、場地、技術或節目改變時，如何記錄、評估並確認？□ 三、場地、動線與舞台技術的確認欄位 場地條件會直接影響流程設計、進撤場與技術安排。即使場地已確認，也應把活動公司、場地方與企業各自負責的事項分開記錄。 核對項目應確認的內容已確認場勘與場地規範是否需要安排場勘？已知的進撤場、貨梯、電力、舞台、燈光或音響規範由誰確認？□舞台與視線舞台尺寸、主視覺、螢幕、座位視線與主持或表演動線是否已納入規劃？□報到與人流報到位置、入口、座位引導、互動區與離場動線如何安排？□設備與訊號麥克風、音樂、投影、影像播放與其他訊號的測試責任由誰承接？□進撤場與保管物料、設備與道具的進場、保管、撤場時間及責任窗口是否已確認？□備援安排如遇流程延遲、設備異常、動線受阻或人員缺席，第一時間的處理與確認窗口為誰？□ 四、流程、主持、表演與互動安排 重點是讓每一個流程節點都有清楚的前後關係與執行責任，而不是只列出節目名稱。 核對項目應確認的內容已確認流程表是否提供可核對的流程表，包含報到、開場、致詞、表揚、互動、抽獎、表演與結尾等節點？□Cue 表與訊號主持、音樂、燈光、影像、上台人員與抽獎環節的提示方式如何確認？□主持與表演演出內容、出場時間、技術需求、彩排需要與活動日聯繫方式是否列明？□互動與抽獎參與方式、獎項交接、舞台動線與所需人力由誰統籌？□彩排彩排時間、參與人員、測試項目與未完成事項的處理方式是否確定？□現場控場每個流程段落的現場負責人、可立即決定事項與回報方式是否清楚？□ 五、報價與變更條件不只看總價 不同方案即使總價相近，包含內容、前提與變更條件仍可能不同。比價時應以相同欄位逐項核對，而不是用未拆解的單一金額推論服務內容。 核對項目應確認的內容已確認報價對應範圍每一項工作是否有明確對應的服務內容與負責單位？□已包含與未包含場地、餐飲、視覺、流程、表演、技術、交通、彩排或活動日執行，哪些納入本次範圍？□暫估或待確認項目哪些內容仍需待人數、檔期、場地或技術條件確認後才能定案？□變更處理需求變更時，報價、時程與工作分工如何重新確認？□書面依據提案、報價、修改版本、確認紀錄與最終流程表是否由企業留存？□ 六、活動日前與當日的最終確認 活動日前應把尚未確認的事項集中在同一張表，而不是分散在不同訊息或口頭溝通中。 核對項目應確認的內容責任人／完成期限最終流程表以哪一版流程表為準？最後修改時間與發布對象為何？工作人員名單企業、場地、活動團隊、主持與其他供應商的窗口與聯繫方式是否齊全？進場與彩排每一組人員、物料與設備的到場、進場、測試與彩排時間是否清楚？現場決策發生活動日需要立即決定的問題時，由誰代表企業確認？撤場與交接設備、物料、遺失物與場地交接由誰負責完成與記錄？ 七、公開案例應如何作為比對資料 公開案例適合用來閱讀活動公司曾公開描述的活動類型、流程與現場協作內容。它不能用來推論未公開的預算、客戶評價、合作年資或成果。閱讀案例時，應先確認能否直接開啟原始頁，並只核對該頁已公開的活動名稱、年份、規模或流程資訊。 公開案例原始頁已公開資訊案例連結台積電 F12B 尾牙活動約 3,000 人，活動為期三天。閱讀原始案例YAMAHA 北區尾牙晚宴約 1,500 人。閱讀原始案例恩智浦半導體尾牙晚宴約 1,200 人。閱讀原始案例德律科技尾牙晚宴約 1,000 人。閱讀原始案例 不同專案的規模、場地、服務範圍與執行方式並不相同。案例內容只能作為公開資料的閱讀入口，實際工作分工仍應在本次專案中確認。 八、送出決策前的最後四項確認 選定合作方向前，建議再檢查四點：需求底稿是否完整、各家提案是否依同一前提回覆、已包含與未包含項目是否清楚，以及活動日的責任與確認窗口是否可被追溯。完成這四項後，再討論主題、節目或報價細節，通常能讓採購與執行的溝通更有效率。 如需先了解企業尾牙活動公司的評選面向與公開案例，可閱讀尾牙活動公司評選與公開案例指南。若企業仍在判斷是否自辦或委外，可先參考尾牙活動公司怎麼選？自辦或委外的企業採購指南。...
